Advanced Urgent Care tiene la obligaci\u00f3n de conservar todos los registros m\u00e9dicos de los pacientes adultos durante 10 a\u00f1os. Los registros pedi\u00e1tricos deben ser retenidos hasta que el paciente cumpla los 18 a\u00f1os, m\u00e1s otros 3 a\u00f1os. Antes de las regulaciones emitidas para mantener registros de los pacientes en formato electr\u00f3nico, todos los archivos fueron generados en papel. Como se puede imaginar, esto significa miles de documentos a trav\u00e9s de cinco oficinas de AUC. Para recuperar un documento que podr\u00eda significar que viajan a diferentes lugares, y tal vez dif\u00edciles de localizar s\u00f3lo el registro correcto, esto si hubiera sucedido al haber sido mal archivado, lo que resulta en un costo adicional de tiempo y molestia para AUC y sus pacientes.<\/p>\n
Inicialmente, AUC decidi\u00f3 contratar a una empresa externa para convertir algunos de sus archivos almacenados en un formato electr\u00f3nico, sin embargo, esta situaci\u00f3n represento un riesgo ya que los documentos no pod\u00edan estar fuera de las oficinas de AUC., Renee Biskupski , Vicepresidente de Operaciones de AUC decidi\u00f3 tomar el asunto con sus propias manos.<\/p>\n
Renee dijo, \u201cNosotros paralizamos el servicio externo y empezamos el almacenamiento. Sin embargo despu\u00e9s de un tiempo, nuestro almacenamiento se estaba llenando, as\u00ed que decidimos que necesitamos una soluci\u00f3n de conversi\u00f3n y recuperaci\u00f3n con nuestro propio controle para asegurar que nada se perdi\u00f3 o se pierde.\u201d<\/p>\n
La Soluci\u00f3n<\/strong><\/p>\n Renee se enter\u00f3 de la Suite Archive Studio de DocuLex a trav\u00e9s de un distribuidor local. Ella estaba buscando una soluci\u00f3n completa para el almacenamiento de archivos electr\u00f3nicos y una con una recuperaci\u00f3n efectiva de los registros de pacientes de AUC, y decidi\u00f3 que Archive Studio Enterprise para usuarios ilimitados se ajusta a sus necesidades de Administraci\u00f3n de Documentos. Renee emplea a una persona para escanear los archivos antiguos pacientes, y utiliza la suite Archivo Studio de DocuLex para automatizar la captura, almacenamiento, administraci\u00f3n, y recuperaci\u00f3n de los documentos escaneados.<\/p>\n Desde una ubicaci\u00f3n centralizada, el operador del esc\u00e1ner utiliza Goby Capture de Archivo Studio para generar cover sheet( hoja de portada) para cada ficha del paciente que se va a escanear en el esc\u00e1ner Panasonic. Goby Capture toma autom\u00e1ticamente la imagen del archivo escaneado, realiza el OCR, genera los \u00edndices a los documentos con las especificaciones de AUC en un servidor como un archivo PDF searchable(que se puede buscar), con base en una estructura de archivos predeterminado con el apoyo del personal de ocuLex para las oficinas de AUC. Esta cover sheet (hoja de portada) incluye seleccionables \u00edndices comunes con los valores de acuerdo a las especificaciones de seleccionables de datos personalizados meta \u00edndice de cuerdo con las especificaciones de Renee, tales como Nombre, Fecha de nacimiento y N\u00famero de Seguro Social.<\/p>\n Despu\u00e9s de que el proceso de escaneo, AUC emplea otro componente de Archivo Studio llamado WebSearch.<\/p>\n WebSearch es una herramienta segura basada en un navegador y dise\u00f1ada para b\u00fasqueda y recuperaci\u00f3n de los documentos de acuerdo a las descripciones espec\u00edficas del documento o una combinaci\u00f3n de palabras clave, y est\u00e1 basado en el permiso en toda la organizaci\u00f3n para permitir el acceso a estos registros digitalizados de los pacientes y para los empleados de las cinco oficinas de AUC.<\/p>\n AUC utiliza la herramienta de WebSearch para atender las solicitudes de registro de pacientes en forma autom\u00e1tica.<\/p>\n Los Resultados<\/strong><\/p>\n \u201cHe tenido la soluci\u00f3n DocuLex durante varios a\u00f1os\u201d, dijo Renee.\u201dCon sus muchas caracter\u00edsticas y controles, nos ha permitido establecer la Pol\u00edtica de Retenci\u00f3n de registros HIPAA, siendo esto una gran necesidad. Entre las cinco localidades, estimo que hemos escaneado con \u00e9xito m\u00e1s de 800 cajas de archivos de historias cl\u00ednicas a partir de 2005 y 2006. Esto nos ha permitido liberar una gran cantidad de espacio y nos permiti\u00f3 ahorrar dinero en los \u00faltimos a\u00f1os. Lo m\u00e1s importante es que la suite Archive Studio de DocuLex ha hecho nuestra organizaci\u00f3n incre\u00edblemente eficiente! Ya no estamos pagando un mont\u00f3n por el almacenamiento f\u00edsico de los archivos, y el componente de recuperaci\u00f3n de WebSearch es IMPRESIONANTE! Puedo buscar los registros de muchas diferentes maneras, y nunca hab\u00eda podido localizar un documento que ha sido preparado con este sistema tan f\u00e1cilmente. Foto de una instalaci\u00f3n de almacenamiento de documentos en el verano de Arizona. \u00bfTe imaginas el trabajo de tratar de localizar un archivo de?? Esto ha sido totalmente eliminado. Ahora, las solicitudes de registro de pacientes en general, se cumplen el mismo d\u00eda de un escritorio con aire acondicionado en cualquiera de nuestras cinco oficinas con la soluci\u00f3n DocuLex\u201d.<\/p>\n \u201cDespu\u00e9s de trabajar con una estrecha colaboraci\u00f3n con personal de soporte de DocuLex, he decidido que hay otros aspectos de la Suite Archivo Studio que me gustar\u00eda aprovechar para Acerca de DocuLex<\/em><\/strong><\/p>\n Constituida desde 1996, con su sede Winter Haven, Florida, DocuLex desarrolla software de gesti\u00f3n de contenido no-propietarios. A trav\u00e9s de un canal de revendedores en todo el mundo, la empresa ofrece software de captura de documentos y procesamiento de im\u00e1genes, junto con el documento basado en navegador y los programas de gesti\u00f3n de contenido para la colaboraci\u00f3n, archivo de correo electr\u00f3nico y el cumplimiento, la gesti\u00f3n del conocimiento, Workflow personalizado y la retenci\u00f3n de registros, se ofrece como Archivo Studio. Archive Studio es f\u00e1cil de usar, es un software de gesti\u00f3n de de documentos electr\u00f3nicos para cualquier ambiente de negocios que buscan seguridad inmediata de acceso a documentos. Vea <\/em> www.doculex.com<\/em><\/a> para cualquier informaci\u00f3n del de informaci\u00f3n del programa, el acceso a su distribuidor local y demostraciones.<\/em><\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/strong><\/p>\n <\/p>\n Measuring Growth Opportunity in Latin American Market<\/p>\n <\/span><\/strong> Advanced Urgent Care\u2019s patients come to them for the convenience and stay for the quality. Behind the scenes, there are many factors required to contribute to an overall \u201cgood patient experience\u201d. One of these factors is the proper maintenance of a patient\u2019s medical records.<\/p>\n The Challenge <\/strong><\/p>\n Advanced Urgent Care is required to retain all adult patient records for 10 years. Pediatric records must be retained until the patient turns 18, plus another 3 years. Before regulations were issued to maintain patient records in an electronic format, all files were generated the old-fashioned way \u2013 on paper. As one can imagine, this meant thousands of documents across five AUC offices. To retrieve a document could mean traveling to different sites, and perhaps having a difficult time locating just the right record if it happened to have been misfiled, resulting in extra cost, time and hassle for AUC and its patients.<\/p>\n Initially, AUC decided to hire an outside company to convert some of its stored files to an electronic format, however, when a situation arose where a document could still not be located based on an oversight from the outside provider in the conversion process, Renee Biskupski, Vice President of Operations for AUC decided to take matters into her own hands.<\/p>\n Said Renee, \u201cWe stopped outsourcing and started storing. After a time, however, our storage was filling up, so we decided that we need a conversion and retrieval solution with our own controls to ensure nothing gets missed or lost.\u201d<\/p>\n The Solution<\/strong><\/p>\n Renee learned of the DocuLex Archive Studio Software Suite through a local office products dealer. She was looking for a complete solution to electronically archive and effectively retrieve AUC\u2019s patient records, and decided that Archive Studio Enterprise for unlimited users was a great fit for her document management needs. Renee employs an individual to scan older patient files, and uses the DocuLex Archive Studio Software Suite to automate the capture, management, archival and retrieval of the scanned documents.<\/p>\n From a centralized location, the scanner operator uses the Goby capture component of Archive Studio to generate a cover sheet for each patient file to be scanned on AUC\u2019s Panasonic scanner. The Goby software automatically takes the scanned image file, OCRs it, indexes the documents per AUCs specifications and files these documents on a server as a fully searchable PDF, based on a predetermined file structure customized by DocuLex support staff for AUC. This cover sheet includes selectable custom index meta data per Renee\u2019s specifications, such as name, birth date and social security number.<\/p>\n After the scan process, AUC employs another component of Archive Studio called WebSearch. WebSearch is a secure, browser-based retrieval tool designed to search document-specific descriptions or a combination of keywords, and is permission-based across the organization to allow access to these scanned patient records for employees in all five AUC locations. AUC uses the Web-Search tool to fulfill patient record requests automatically.<\/p>\n The Results<\/strong><\/p>\n \u201cI have had the DocuLex solution in place for a number of years now,\u201d stated Renee. \u201cWith its many feautures and controls, it has enabled us to establish a HIPAA compliant records retention policy, which is a must. Between all five locations, I estimate we have successfully scanned over 800 file boxes of patient records from 2005 and 2006. This has freed up a huge amount of space and saved us money over the years. Most importantly, the DocuLex Archive Studio software has made our organization incredibly efficient! We aren\u2019t paying for a lot of file storage, and the WebSearch retrieval component is AWESOME! I can search for records in many different ways, and I have never been unable to locate a document easily that has been scanned with this system. Picture a document storage facility in summertime Arizona\u2026 Can you imagine trying to locate a paper patient file in that?? This has been totally eliminated. Now, generally patient record requests are fulfilled the same day from an air conditioned desk at any of our five locations with the DocuLex solution.\u201d<\/p>\n \u201cAfter working closely with DocuLex support staff, I have decided there are other aspects of the Archive Studio Software Suite that I would like to leverage for our corporate structure, not just the clinic medical records. Archive Studio has a workflow component that I would like to employ to streamline our internal business processes, including collaboration, content control and compliance automation. The great news is that DocuLex support will be there to work alongside me to customize my application and provide me ongoing education on the product capabilities through its webinar and training programs, AND I already own the product!\u201d<\/p>\n
\nnuestra estructura corporativa, no s\u00f3lo los registros m\u00e9dicos. Archivo Studio tiene un componente de Workflow que me gustar\u00eda emplear para racionalizar nuestros procesos internos del negocio, incluyendo la colaboraci\u00f3n, control de contenido, y la automatizaci\u00f3n de cumplimiento. La buena noticia es de que el soporte de DocuLex estar\u00e1 all\u00ed siempre para trabajar junto a m\u00ed para personalizar mi solicitud y me proporcione la educaci\u00f3n permanente de las capacidades del producto a trav\u00e9s de los webinar y los programas de entrenamiento, Y ya tengo el producto! \u201c<\/p>\n![\"\"](\"http:\/\/www.enxmag.com\/ENXMEXICO2011\/doculex-cs-pic-cropped.gif\")
Advanced Urgent Care (AUC) offers medical treatment of illnesses and injuries on a walk-in basis along with occupational medicine for area employers. With a long tradition in the Phoenix metropolitan area, its five offices are conveniently located throughout the valley. Each office welcomes individuals of all ages who can\u2019t be seen by their primary care physicians, yet don\u2019t feel they require hospital emergency services. Advanced Urgent Care\u2019s experienced and established medical providers stand ready to serve anyone experiencing urgent, but not life-threatening problems.<\/p>\n